Облік і внутрішній контроль основної діяльності підприємств готельного бізнесу

Abstract

Досліджено теоретичні, організаційні та методичні особливості обліку та внутрішнього контролю основної діяльності підприємств готельного бізнесу. Визначено галузеві особливості формування облікової інформації, зумовлений комплексним характером готельної послуги, одночасністю її створення та споживання, різноманітністю джерел доходів, значною частиною непрямих витрат, сезонністю запиту, взаємодією структурних підрозділів та забезпеченістю оперативного опрацювання значних інформаційних потоків. Доведено, що сучасний управлінський облік на підприємствах готельного бізнесу виходить за межі традиційного відображення витрат і доходів та є складовою інтегрованого інформаційного забезпечення управління. Він відповідає обліковим, аналітичним, плановим, контрольним і прогнозним функціям, забезпечуючи формування інформації про завантаженість номерного фонду, собівартість послуг, доходи, витрати, фінансові результати та результативність структурних підрозділів. Обґрунтовано необхідність інтеграції інформаційних структурних служб та автоматизованих систем готелю з процесами обліку, бюджетування, аналізу відхилень і формування управлінської звітності. На цій основі сформовано логіко-структурну модель інтегрованої системи управлінського обліку, орієнтовану на утворення оперативних завдань зі стратегічними цілями підприємства. Обґрунтовано процесно орієнтований підхід до організації управлінського обліку та внутрішнього контролю основної діяльності підприємств готельного бізнесу. Запропоновано поділяти бізнес-процеси готелю на основні операційні та управлінсько-забезпечувальні. До основних операційних процесів віднесено управління бронюванням і продажем послуг, прийом, розміщенням та супроводом гостей, обслуговуванням номерного фонду, наданням ресторанних і додаткових послуг, управління доходами та ціноутворенням, матеріально-ресурсним і технічним забезпечення. До управлінсько-забезпечувальних процесів віднесено управління витратами, обчислення собівартості, бюджетування, управління персоналом і якістю обслуговування, внутрішній контроль та управлінську звітність. Процесний підхід дозволяє забезпечити взаємозв’язок між використаними ресурсами, понесеними витратами, сформованими доходами й отриманими результатами. Удосконалено методичні підходи до обліку витрат, доходів і фінансових результатів підприємств готельного бізнесу. Обґрунтовано доцільність застосування комбінованого підходу, який відповідає нормативним вимогам фінансового обліку з аналітичними можливостями управлінського обліку. Його застосування забезпечує формування інформації за структурними підрозділами, видами послуг, категоріями клієнтів, каналами продажу, центрами витрат, доходів і відповідальності, створюючи інформаційну основу для оцінки рентабельності окремих напрямів діяльності, виявлення внутрішніх резервів і контролю використання ресурсного потенціалу готелю. Розроблено структурно-логічну модель формування в обліку витрат, доходів і фінансових результатів підприємств готельного бізнесу, яка відображає рух інформації від моменту виникнення витрат до визначення підсумкового фінансового результату. Модель передбачає накопичення прямих витрат, розподіл непрямих витрат, обчислення собівартості реалізованих послуг, визнання доходів та визначення фінансових результатів у розрізі видів послуг і центрів відповідальності. Обґрунтовано організацію обліку за центрами витрат, центрами доходів, місцями виникнення витрат і центрами відповідальності. До центрів доходів пропонується відносити номерний фонд, ресторан, бар, SPA-зону, конференц-сервіс та інші підрозділи, які разом формують виручку. Центрами витрат визначено господарську, технічну, адміністративну та інші допоміжні служби. Центри відповідальності сформовано відповідно до організаційної структури готелю та повноважень керівників підрозділів. Такий поділ сприяє локалізації витрат, персоніфікації відповідальності, контролю виконання бюджетів та оцінці результативності кожного сегмента діяльності. Запропоновано систему кодифікації рахунків управлінського обліку. Аналітичні коди рахунків витрат передбачають відображення центру відповідальності, місця виникнення, виду послуги, статті продукту або використаного ресурсу. Коди рахунків доходів і фінансових результатів деталізуються за джерелами формування доходу, підрозділами, місцями надання послуг і центрами відповідальності. Запропонований підхід забезпечує формування деталізованої інформації про доходи, витрати та результати діяльності за окремими структурними одиницями й напрямками готельного бізнесу. Удосконалено методику та організацію бухгалтерського обліку спеціалізованих робочих активів підприємств готельного бізнесу, що працюють під час надання послуг розміщення, харчування, побутового обслуговування та додаткового сервісу. Систематизовано їх склад і класифікаційні ознаки, обґрунтовано поєднання матеріального, строкового, сортового та функціонального критеріїв під час віднесення таких об’єктів до основних засобів, інших необоротних матеріальних активів або малоцінних і швидкозношуваних предметів. Запропоновано алгоритм облікової ідентифікації спеціалізованих активів, що сприяє уніфікації облікових рішень, достовірному відображенню майнового стану готелю та посиленому контролю за збереженням і використанням матеріальних ресурсів. Удосконалено систему внутрішньої управлінської звітності підприємств готельного бізнесу. Управлінську звітність пропонується розглядати як внутрішню систему взаємопов’язаних показників і звітів, яка забезпечує керівництво інформацією про доходи, витрати, завантаженість номерного фонду, собівартість послуг, результати діяльності структурних підрозділів і відповідальності центрів. Форми звітності диференційовано відповідно до стратегічного, тактичного й операційного рівнів управління, а час їх складання визначено залежно від характеру показників, потреби користувачів та факту виникнення істотних відхилень від планових або бюджетних значень. Внутрішній контроль основної діяльності визначено як безперервний процес перевірки, аналізу й оцінки операційних процесів та їх результатів, спрямованих на потенційне виявлення відхилень і ризиків, встановлення причин їх виникнення та формування інформації для прийняття управлінських рішень. Обґрунтовано необхідність узгодження планування, прогнозування, контролю й реалізації коригувальних заходів у межах єдиного інформаційно-контрольного контуру. Розроблено організаційну модель внутрішнього контролю операційної діяльності підприємств готельного бізнесу, яка забезпечує розмежування суб’єктів контролю за стратегічним, тактичним та операційним рівнями управління. На стратегічному рівні визначається прийнятий рівень ризиків і загальна контрольна політика. Тактичний рівень забезпечує координацію підрозділів, аналіз відхилень і розроблення коригувальних заходів. На операційному рівні встановлено первинний контроль бронювання, поселення гостей, розрахунків, стану номерного фонду, матеріальних цінностей та підтримки стандартів обслуговування. Такий розподіл забезпечує персоніфікацію відповідальності та належний обмін контрольною інформацією. За результатами оцінювання системи внутрішнього контролю досліджуваних підприємств встановлено, переважно, частковий характер застосування контрольних процедур. Обґрунтовано вибіркові напрями їх удосконалення, зокрема розроблення внутрішніх регламентів, автоматизацію обліково-контрольних процесів, посилення персональної відповідальності працівників, систематичне оцінювання ризиків і моніторинг виконання наданих рекомендацій. Запропоновано методику внутрішнього контролю результатів діяльності підприємств готельного бізнесу на основі прогнозування та бюджетування. Методика передбачає визначення контрольних завдань, формування інформаційної бази, ідентифікацію й оцінку ризиків, здійснення прогнозно-сценарних розрахунків, розроблення бюджетів, встановлення контрольних показників і допустимих меж відхилень, зіставлення фактичних результатів із прогнозними та бюджетними значеннями, визначення причин відхилень, формування коригувальних і профілактичних заходів, а також моніторинг їх виконання. Наступне застосування визначених процедур забезпечує циклічність контрольного процесу та повернення уточненої інформації до попередніх етапів. Удосконалена методика ґрунтується на принципах системності, безперервності, релевантності, адаптивності, ризик-орієнтованості та зворотного зв’язку. Ризик-орієнтований підхід забезпечує концентрацію контрольних ресурсів на найбільш ризикових операціях, процесах і показниках, формування реєстру ризиків, встановлення порогових показників значущості та визначення оптимальності контрольних процедур. Адаптивність забезпечується переглядом показників, прогнозних моделей, контрольних процедур та управлінських заходів відповідно до змін умов функціонування готелю. Удосконалено методичний інструментарій моделювання результативності діяльності підприємств готельного бізнесу, який, на відміну від існуючих науково-методичних розробок, ґрунтується на комплементарно-агрегаційному підході, у межах якого поєднуються методики багатофакторного, темпорально-когнітивного та економетрично-ідентифікаційного аналізу. Обґрунтовано поетапну архітектуру моделювання результативності діяльності підприємств готельного бізнесу, у якій передбачається: системно-структурне декомпонування результативності на кадрову, матеріально-технічну, операційно-сервісну та фінансову компоненти (концептуально-діагностичний етап); нормування різнорідних індикаторів-стимуляторів і дестимуляторів на основі процедури min-max, екстрагування латентних індикаторів і редукція розмірності даних із застосуванням методу головних компонент (Principal Component Analysis, PCA), визначення локальних і міжкомпонентних вагових коефіцієнтів на основі дворівневого використання методу ентропійного зважування (Entropy Weighting Method, EWM), побудова агрегованого інтегрального показника результативності (економетрично-аналітичний етап); інтерпретація впливу латентних і стохастичних факторів на результативність діяльності та формування інформаційно-аналітичного підґрунтя для визначення альтернативних траєкторій розвитку підприємств готельного бізнесу (сценарно-управлінський етап). Доведено, що поєднання прогнозування, бюджетування, оцінки ризиків, аналізу відхилень і коригувальних управлінських рішень у межах єдиного контрольного циклу дає можливість перейти від переважно ретроспективної перевірки господарських операцій до превентивного й адаптивного контролю, орієнтованого на попередження негативних і тимчасове реагування на зміни внутрішнього та зовнішнього середовища. Практичне значення отриманих результатів полягає у розробленні та обґрунтуванні моделей, методик, алгоритмів, робочого плану рахунків, системи аналітичного кодування, форм управлінської звітності та процедур внутрішнього контролю, придатних для впровадження на підприємствах готельного бізнесу. За допомогою запропонованих розробок є можливість підвищити якість обліково-аналітичної інформації, визначити точність вартості готельних послуг, посилити контроль за формуванням доходів, здійсненням витрат і використанням ресурсів, забезпечити об’єктивне оцінювання діяльності центрів відповідальності та швидке реагування на виявлену інформацію.